Matthias Benschop
Kunnen wij u helpen?
Diensten
Matthias Benschop
Kunnen wij u helpen?
Vrijwel elk bedrijf gebruikt een boekhoudpakket. Exact Online, Moneybird, Twinfield, AFAS, SnelStart, Visma, e-Boekhouden, de keuze is groot. En in datzelfde bedrijf draaien vaak ook andere systemen: een eigen CRM, een planningsapplicatie, een webshop, een ordersysteem of volledig maatwerk software. Al die systemen bevatten informatie die uiteindelijk ook in de boekhouding moet komen.
Wat er in de praktijk gebeurt: iemand haalt de gegevens uit het ene systeem op en voert ze handmatig in het andere in. Een verkooporder wordt een factuur, die factuur wordt overgezet naar het boekhoudpakket, en het betaalstatus wordt later weer teruggemeld aan het ordersysteem. Elke stap kost tijd, en bij elke stap kan er iets fout gaan.
Een koppeling tussen uw boekhoudpakket en uw andere software lost dit op. In dit artikel leggen wij uit hoe zo'n koppeling werkt, welke pakketten wij kunnen koppelen, wat de concrete voordelen zijn en wanneer het de moeite waard is om dit te laten bouwen.
Vrijwel elk gangbaar boekhoudpakket biedt tegenwoordig een API aan, een technische verbinding waarmee andere software informatie kan uitwisselen. Dat geldt voor de grote namen zoals Exact Online, AFAS, Twinfield en Visma, maar ook voor de pakketten die populair zijn bij het kleinere en middelgrote bedrijfsleven zoals Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden en Yuki.
Werkt uw pakket niet via een standaard API? Dan zijn er in de meeste gevallen nog andere wegen, zoals een directe databasekoppeling, een exportformaat dat wij automatisch kunnen verwerken, of een tussenlaag die wij zelf bouwen. In de praktijk is er bijna altijd een oplossing, ook als uw software ouder is of minder bekende pakketten gebruikt.
De toepassingen lopen uiteen. Hieronder de meest voorkomende situaties die wij bij InnovaWare tegenkomen.
Facturen automatisch aanmaken en versturen. Een order of opdracht in uw eigen systeem is voltooid of heeft een bepaalde status bereikt. De koppeling maakt automatisch een factuur aan in uw boekhoudpakket, vult de juiste gegevens in, en verstuurt hem naar de klant. Geen handmatige stap, geen vergeten facturen, en uw boekhouding is altijd actueel.
Betalingen automatisch verwerken. Zodra een klant betaalt, registreert uw boekhoudpakket die betaling. Via de koppeling weet uw ordersysteem of CRM dat direct ook, zodat een medewerker de klant niet hoeft te bellen over een factuur die al betaald is, en een bestelling niet onnodig wordt tegengehouden.
Klantgegevens synchroniseren. Een nieuwe klant wordt aangemaakt in uw CRM of uw eigen software. Die gegevens komen automatisch ook in uw boekhoudpakket terecht, inclusief adres, btw-nummer en betalingstermijn. Geen dubbele invoer, geen afwijkende gegevens tussen systemen.
Inkoopfacturen verwerken. Leveranciersfacturen die binnenkomen, via e-mail, via WhatsApp of via een uploadportaal, worden automatisch uitgelezen en klaargezet in uw boekhoudpakket voor goedkeuring. Combineer dit met onze OCR-oplossing en de inhoud van de factuur wordt automatisch herkend en gekoppeld aan de juiste leverancier en kostenpost.
Urenregistratie en projectkosten doorboeken. Als uw medewerkers uren schrijven in een planningssysteem of projecttool, kunnen die uren automatisch worden omgezet naar een factuurpost of kostenregel in uw boekhouding. Zo heeft u altijd inzicht in de winstgevendheid van projecten zonder dat iemand dat handmatig bij moet houden.
Voorraadmutaties en inkopen verwerken. Elke inkoop of voorraadwijziging in uw systeem kan automatisch als boeking worden doorgezet. Handig voor bedrijven die werken met goederen en waarbij de financiële verwerking anders altijd achterloopt op de operationele werkelijkheid.
Rapportages en dashboards op basis van actuele boekhouddata. Uw boekhoudpakket bevat waardevolle informatie over omzet, openstaande posten, marges en kosten. Via een koppeling kunt u die data direct inladen in uw eigen dashboard of rapportagetool, zodat u altijd een actueel overzicht heeft zonder eerst een export te hoeven draaien.
Het klinkt technisch, maar het voordeel is heel praktisch. Op dit moment werken de meeste bedrijven met systemen die niets van elkaar weten. Uw ordersysteem weet niet dat een factuur is betaald. Uw boekhouding weet niet dat een nieuwe klant is aangemaakt in uw CRM. Uw planning weet niet dat een project is gefactureerd.
Elke keer dat informatie van het ene systeem naar het andere moet, is er iemand nodig die dat doet. En elke keer dat iemand dat doet, is er een kans op een fout, een vergissing of een vertraging.
Een koppeling verwijdert die handmatige stap volledig. De systemen praten met elkaar, de informatie klopt aan beide kanten, en uw medewerkers hoeven er niet meer tussen te zitten. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook de irritatie van zoeken naar een afwijking die ergens in de overdracht is ontstaan.
Sommige boekhoudpakketten bieden zelf al een basisintegratie met bekende andere tools. Als u precies die combinatie gebruikt en de standaardkoppeling doet wat u nodig heeft, is dat prima. U heeft dan geen maatwerk nodig.
U kiest voor maatwerk op het moment dat uw eigen software specifieke logica heeft die een standaardkoppeling niet begrijpt, dat u meer controle wilt over welke data wanneer wordt doorgezet, of dat u meerdere systemen tegelijk wilt laten samenwerken via één centrale verbinding. Wij zijn eerlijk over dit onderscheid en geven u een helder advies voordat wij iets bouwen.
Wij beginnen altijd met een inventarisatie van uw situatie: welke systemen gebruikt u, welke informatie moet waar naartoe, en wat gaat er nu handmatig of fout? Pas daarna bepalen wij de beste technische aanpak.
De koppeling zelf bouwen wij via de officiële API van uw boekhoudpakket, aangevuld met de verbinding naar uw eigen software. Heeft uw systeem geen standaard koppelmogelijkheid, dan ontwikkelen wij de tussenlaag die dat oplost. Dat is precies de combinatie waar onze achtergrond in API-koppelingen en maatwerk software van pas komt.
Na de bouw testen wij de koppeling uitgebreid op uw eigen data, zodat u zeker weet dat alles klopt voordat het live gaat. En als uw situatie later verandert, een nieuw systeem erbij, een ander boekhoudpakket of aanvullende koppelingseisen, scherpen wij de oplossing bij.
Wilt u weten of uw boekhoudpakket te koppelen is aan uw huidige software? Plan een vrijblijvend gesprek in met Matthias, dan kijken wij samen wat er mogelijk is.
InnovaWare is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in maatwerk software, API-koppelingen en AI-automatiseringen. Gevestigd in Giessen, actief voor bedrijven door heel Nederland.
