Wat is een API en hoe koppel je het?

API staat voor Application Programming Interface. Het is een stuk software wat als communicatie-apparaat werkt voor je andere software. Het maakt het mogelijk om samenwerkingen te maken tussen andere software die voorheen niet mogelijk waren. Je kunt je voorstellen dat applicaties die een andere programmeertaal gebruiken elkaar niet verstaan. Ook weten apparaten met aparte databases niet vanzelf van elkaar of er veranderingen zijn in de gegevens. Wanneer er in systeem 1 bijvoorbeeld een voorraadcorrectie wordt aangebracht week systeem 2 niet automatisch dat de voorraad anders is. Een API is het programma wat je nodig hebt om dit wel voor elkaar te krijgen. Het vertaalt de gegevens tussen de twee systemen en zorgt dat ze dezelfde databronnen gebruiken.

Een API-koppeling komt er niet zomaar. Deze moet gebouwd worden. Meestal gebeurt dat op maat omdat er nog geen bestaande infrastructuur voor is. Innovaware kan voor jou een API-koppeling op maat realiseren.

Hoe werkt een API-koppeling?

Een API-koppeling stelt informatie van twee of meer systemen beschikbaar. De applicaties die anders los van elkaar zouden staan gebruiken nu elkaars datasets. Dit maakt het makkelijk om veranderingen in een of beide systemen door te voeren. Een API-koppeling wordt meestal ingezet om de administratie aanzienlijk te verminderen of om de processnelheid te verhogen. Het maakt voor een API namelijk niet uit hoeveel data er wordt uitgewisseld. Het blijft razendsnel en even nauwkeurig werken.

Een concreet voorbeeld

Stel, je hebt een import en export business. De programma’s die je nu gebruikt staan los van elkaar. Een afgeleverde nieuwe import bestelling wordt dus niet direct bij de boekhouding bekend. Dit moet handmatig overgegeven worden om in de balans verwerkt te worden. Ook is het zo dat als je een product verkoopt er afzonderlijk van de andere systemen een factuur aangemaakt moet worden.

Je besluit een API-koppeling te nemen. Hierdoor communiceren de inkopen, verkopen en boekhouding ineens allemaal met elkaar. Het resultaat? De facturen die je verstuurd naar je afnemers komen meteen in de boekhouding te staan. Er is geen administratie meer nodig om de winst te berekenen, belasting door te geven laat staan het inschatten van de huidige voorraad.

Een API bouwen als die er nog niet is

Software heeft niet standaard de mogelijkheid tot een API. En je hebt een API nodig om een API-koppeling te maken. Wanneer jij besluit om over te stappen naar een meer verbonden bedrijf zal Innovaware dus eerst kijken wat de huidige mogelijkheden zijn. Zo nodig bouwen we eerst zelf de API waarna we ook de koppeling instellen.

Omdat we op maat werken is er voor alles wel iets te verzinnen. Zo kun je je HR, CRM, ERP, payroll en worktimers allemaal met elkaar verbinden. Je merkt dat je nu veel meer uit je software kan halen omdat je veel stappen kunt overslaan. De medewerkers hoeven niet meer dingen handmatig over te nemen van de ene afdeling naar de andere. Het automatiseringsproces is slechts een van de voorbeelden hoe je werk erop vooruit zal gaan.

Een API-koppeling maken

Met de juiste infrastructuur is een API-koppeling zo gemaakt. Het maakt het erg schaalbaar dus je hoeft niet nog een keer te investeren op het moment dat je bedrijf groeit. Ook is een API-koppeling mogelijk als je meerdere systemen hebt die in een andere programmeertaal staan. De API zorgt ervoor dat de informatie juist geïnterpreteerd wordt om het vervolgens te vertalen. Nadat het vertaald is kan het weer omgevormd worden tot nuttige data voor het andere systeem. Op deze manier kun je toch van dezelfde database gebruikmaken ook al zijn de applicaties in een andere programmeertaal geschreven. Over het algemeen geldt dat een API-koppeling maken zeker mogelijk is binnen een bedrijf.

De voordelen van een API-koppeling

Een API-koppeling heeft een aantal duidelijke voorbeelden. Het belangrijkste is om jezelf af te vragen wat het doel is van de koppeling. Meestal heb je een bepaalde beperkende factor die je hiermee wilt weghalen. Het kan zijn om de kosten van de administratie te verminderen, maar het kan ook zijn dat je een snellere reactietijd wilt hebben tussen afdelingen.

Veiligheid

De veiligheid van je data moet in orde zijn. Zeker wanneer je te maken hebt met het sturen en ontvangen van gevoelige bedrijfsinformatie wil je niet dat er een lek ontstaat. Wij zorgen ervoor dat bij het verwerken er niet zulke lekken ontstaan, ongeacht hoeveel data je precies wilt verwerken. Het gaat erom dat er een goede structuur ligt om het waterdicht te krijgen.

Een API groeit mee

Het groeien van een bedrijf is alleen maar mooi. Natuurlijk is er wel de vraag hoe je alles opschaalt. Een API-koppeling is gelukkig iets waar je je dan geen zorgen om hoeft te maken. De gegevensstroom wordt namelijk op zo’n manier opgezet dat de werkwijze altijd hetzelfde blijft. Het maakt dus niet uit hoeveel informatie of hoeveel koppelingen je wilt maken. Ze blijven allemaal communiceren via hetzelfde centrale knooppunt.

Standaardisatie

Standaardisatie biedt vele voordelen. Je hebt minder specialisme nodig om met verschillende apparaten om te gaan. Zo is dit proces ook met de API’s gegaan. Veel maken inmiddels gebruik van HTTP of REST. Zulke bekende toepassingen betekent dat er veel professionele ondersteuning is voor dergelijke systemen.

Automatisering

De onnodige handelingen automatiseren, dat is waar een API-koppeling in uitblinkt. Je staat er misschien niet bij stil, maar veel van het werk kan geautomatiseerd worden. Onderaan de streep scheelt dit veel in arbeidskosten voor administratie en controle. Mensen maken immers fouten, zeker wanneer het om grote aantallen documenten gaat. Met een API ga je foutloos door een heel dossier heen zonder dat je zelf een letter hoeft te schrijven.

Integratie

Met het verbinden van al je systemen kom je tot meer van een geheel. Niet alleen is dit fijn voor snelle workflows, maar het zorgt er ook voor dat er betere analyses mogelijk zijn. Verbanden die eerst niet zichtbaar zijn komen nu naar voren. Het is soms moeilijk om te herkennen waar je je bedrijfsprocessen efficiënter kunt maken. Er zitten zo veel stappen tussen dat je het begin en eind van de workflow niet aan elkaar kunt knopen. Met een geïntegreerd systeem worden deze buitenkansen voor efficiëntie zichtbaar.

Laagdrempelige samenwerking

Als jij graag wilt samenwerken met andere bedrijven, leveranciers of afnemers is een API-koppeling uitstekend. Door de snelle, gestandaardiseerde processen ben je namelijk een gewilde kandidaat om de samenwerking mee aan te gaan. De anderen zitten immers ook niet te wachten op extra administratie wanneer ze met een andere partij in zee gaan.

Unieke sales mogelijkheden

Sommige sales werken alleen in bijzondere gevallen. Zo kun je je CRM-systeem koppelen aan de database om gerichter bepaalde sales te maken. In het CRM staat welke klanten kinderen hebben. Bij feestdagen zoals Sinterklaas of kerst kunnen er automatisch kortingscodes verstuurd worden voor speelgoed. Richting de back-to-school dagen kun je je schoolassortiment extra benadrukken in een nieuwsbericht aan hun mailadres.

Wat kost een API-koppeling laten maken?

 De kosten om een API-koppeling te laten maken hangen vooral af van de huidige infrastructuur en welke systemen je wilt koppelen. Als je bedrijfsstructuur al goed in elkaar steekt heb je er niet veel voor nodig om een API-koppeling te maken. Heb je echter veel afdelingen die nog nooit gestandaardiseerde software hebben gebruikt wordt het een uitdaging. Dit betekent zeker niet dat het onmogelijk is, alleen de kosten worden hoger.

Daarnaast ligt het ook aan de complexiteit van de systemen die je wilt koppelen. Welke functies wil je hebben? Wil je alleen data invoeren of ook vanuit de API wijzigingen kunnen versturen? Een gemiddelde API-koppeling kost € 2.000 - € 20.000.

InnovaWare bouwt jouw API-koppeling

Bij Innovaware hebben we veel ervaring met het bouwen van API-koppelingen. Zo kunnen we ook die van jou maken. We werken met meerdere programmeertalen om zo breed mogelijk onze diensten te kunnen leveren. Vanaf het begin zullen we met je in gesprek gaan om de bedrijfsarchitectuur te leren kennen. Op het moment dat we weten hoe we jou de oplossing op maat moeten bieden, leggen we een concept voor. Tijdens het proces houden we de communicatie kort om te kunnen bijsturen naar jouw wensen.

Wil jij ook een API-koppeling voor de systemen binnen je bedrijf? Ga het gesprek aan met de expert en kom erachter wat de mogelijkheden zijn.