Een ERP-systeem staat centraal

Omdat het ERP-systeem met alles te maken heeft staat het centraal binnen de organisatie. Iedereen die er werkt krijgt op de een of andere manier te maken met het ERP-systeem. Met deze software bestaan er geen losse eilanden meer. Niet als individu, maar ook niet als afdeling. De werkzaamheden gaan vloeiend in elkaar over. Zo worden de financiële gegevens van HR automatisch vertaald naar waardevolle gegevens voor de boekhouding. Maar ook bij het aanmaken van facturen of het versturen van offertes worden veel administratieve handelingen uit handen genomen. Het resultaat is een zeer efficiënt bedrijf.

Wat doet een ERP-systeem?

Een ERP-systeem zorgt ervoor dat veel overbodige taken wegvallen. Voorheen moesten jaarcijfers verzameld worden vanuit de salesafdeling en HR. Deze werden dan via de mail gestuurd of opgehaald in mappen. Dit moest vervolgens weer door iemand van de boekhouding worden uitgezocht om vervolgens over te nemen in de boekhoud software.

Dit is gelukkig verleden tijd, omdat je met een ERP-systeem veel van deze stappen overslaat. Niet alleen bespaar je hier veel tijd mee, ook de betrouwbaarheid van je cijfers gaat omhoog. Er zullen geen fouten meer insluipen door collega’s die een typefout maken.

Het uiteindelijke doel van een ERP-systeem is efficiëntie. Je wilt dat alle medewerkers zo veel mogelijk tijd hebben om de werkzaamheden te doen waarvoor ze zijn aangenomen. Administratie is iets waar veel kosten op bespaart worden met een geautomatiseerde aanpak. Bovendien zorgt het voor veel gebruiksgemak.

De lijm die alles met elkaar verbindt

Je kunt het ERP-systeem vergelijken met de lijm die alles met elkaar verbindt. Het zorgt ervoor dat losse stukjes gezamenlijk één geheel vormen. Je krijgt niet meer te maken met notities die kwijtraken of processen die vertragen. De afdelingen hoeven namelijk niet meer op elkaar te wachten op informatieoverdracht.

Het werken via een ERP-systeem is geautomatiseerd én onmiddellijk. Alle gegevens zijn live bijgewerkt zodat iedereen met de meest actuele cijfers aan de slag gaat. Normaal gesproken is het zo dat als een afdeling achterloopt, de rest ook zal achterlopen. Ze zijn als een ketting met elkaar verbonden. Door middel van een ERP-systeem heb je hier de oplossing voor.

Gestroomlijnde bedrijfsprocessen dankzij het ERP-systeem

Veel taken die het personeel door de dag uitvoert hebben ze al een keer eerder gedaan. Deze herkenbare situaties worden door een ERP-systeem gestandaardiseerd. Je kunt van tevoren inschatten welke werkzaamheden de hoofdmoot vormen. Door deze bedrijfsprocessen te stroomlijnen worden ze direct verwerkt in het ERP-systeem.

Afhankelijk van welke software je gebruikt kun je ook voor nieuwe werkzaamheden of onbekende taken een werkwijze maken die aansluit op het platform.

Een voorbeeld hoe dit er in de praktijk uit ziet

Stel, je hebt een bedrijf dat verf maakt. Je besluit om een ERP-systeem te gebruiken. Hoe ziet dit er in de praktijk voor je uit? Ten eerste zie je meteen hoeveel je ongeveer moet produceren op basis van historische cijfers. De software geeft je een inschatting hoeveel voorraad oppervlakte je gereserveerd moet houden deze maand. Ook heeft de inkoop- en verkoopafdeling het een stuk makkelijker. De standaard leveranciers zijn in het programma verwerkt waarin ze de beste deals kunnen selecteren voor de basisgrondstoffen. De verkopers hoeven niet meer handmatig facturen te maken, deze staan automatisch klaar in het systeem. Bij accordering vanaf de klant z’n kant komen de inkomsten gelijk bij de boekhouding terecht als onderdeel van het maandverslag.

Wat zijn de toepassingen van een ERP-systeem?

De toepassingen van een ERP-systeem zijn enorm. Er zijn altijd wel processen die verbeterd kunnen worden binnen een organisatie. De toepassing ligt heel breed met mogelijkheden in onder andere financiën, administratie, logistiek, sales, maar ook HR of CRM komen aan bod.

Je kunt makkelijk je urenregistratie erin verwerken met een directe koppeling aan de payroll management. Inkopen en verkopen worden gekoppeld aan order management. Zo wordt alles één geheel.

De meeste standaard ERP-pakketten doen van alles een beetje. Je krijgt een versie wat voor het gros van de bedrijven werkt zonder dat er al te veel specificaties mogelijk zijn. Als je een vrij eenvoudige bedrijfsstructuur hebt kom je hier nog mee weg. Maar naarmate organisaties ingewikkelder in elkaar zitten heb je een oplossing op maat nodig. Een tussenstap is om je huidige systeem uit te breiden met diverse modules. Zo heb je een gerichte module voor de boekhouding of voor de financiën. Hier kun je dan net wat meer mee wat betreft het verwerken van facturen of het opmaken van de balans.

De voor- en nadelen van een ERP-systeem

Het voordeel van een centraal systeem gebruiken voor alle activiteiten binnen een bedrijf is duidelijk. Toch gaan de voordelen van een ERP-systeem nog verder dan dat. We geven je hier een overzicht van de voor- en nadelen.

Voordelen

Er is een reden dat zoveel bedrijven gebruikmaken van een ERP-systeem. Zeker wanneer je groeit als bedrijf is het noodzakelijk om alle informatie in één locatie beschikbaar te hebben. Het koppelen van verschillende afdelingen scheelt simpelweg zo veel tijd dat het altijd de kosten waard is.

Met de komst van cloud diensten is de effectiviteit van ERP-systemen nog harder gegroeid. Je hebt nu niet alleen een centraal punt voor alle data, maar dit kan ook worden opgevraagd war je ook maar bent. Bovendien werkt de software twee kanten op: zowel het opvragen als de input van informatie kan mobiel. Dit betekent dat medewerkers die buitendiensten doen direct verbonden blijven met het kantoor.

Waar voorheen afdelingen ieder hun eigen software hadden, werken ze nu samen met efficiëntie als gevolg. Salarisadministratie wordt een stuk makkelijker voor de boekhouding als ze meteen bij de gegevens van HR kunnen. Dit waren vroeger ingewikkelde processen waar allerlei afspraken voor moesten komen. Het niet naleven van deze afspraken betekende een vertraging in de werkzaamheden. Nu is dat allemaal gestroomlijnd.

Automatisering is een belangrijke factor binnen een ERP-systeem. Veel handelingen kunnen automatisch gedaan worden. Laat daarom veel administratieve acties over aan de software. Niet alleen raak je minder vermoeid, ook de kans op fouten gaat omlaag.

Het uiteindelijke voordeel is dat je bedrijf een stuk beter zal presteren. Minder tijdverlies, betere resultaten.

Nadelen

Het eerste nadeel wat je misschien te binnen schiet is dat het een betaalde oplossing is. Excel sheets kost immer niks. Alleen als je het omrekent naar hoeveel tijd je bespaart met het gebruik van een ERP-systeem kom je al gauw tot de conclusie dat automatisering wint. Het is namelijk een kwestie van vermenigvuldigen. Je neemt een pakket af, maar al het personeel gaat erop vooruit.

Een ander nadeel is dat het verandering met zich meebrengt. Werken via de cloud, koppelingen maken, voor sommigen is het lastig hierop aan te passen. Zeker mensen met weinig digitale ervaring kunnen de weg kwijt raken. Toch zijn ERP-systemen gebouwd op gebruiksvriendelijkheid. Een simpele personeelstraining kan al voldoende zijn om de meeste problemen op te lossen. Daarnaast is er een oplossing op maat mogelijk. Bij Innovaware kunnen we bijvoorbeeld rekening houden met programma’s die onmisbaar zijn binnen bepaalde afdelingen.

Efficiëntie door automatisering

Zoals gezegd is automatisering een van de voordelen dat een ERP-systeem met zich meebrengt. Je zult nu al merken dat de hele organisatie efficiënter wordt dankzij het werken aan de hand van een dergelijke applicatie. Daarbij komt het feit dat er steeds meer gedigitaliseerd wordt. Werken in de cloud is de norm geworden.

Naarmate we met z’n allen de digitale kant op gaan wordt automatisering steeds beter. In combinatie met de opkomst van AI zal dit alleen nog maar omhoog schieten. Daarom is een ERP-systeem wat automatiseert ook een investering voor de toekomst. Een toekomst waarin je collega’s alle tijd hebben voor de werkzaamheden waar zij het beste in zijn.

Heb ik een ERP-systeem nodig?

Je ziet ERP-systemen in elke branche terugkomen. Bij Innovaware hebben we al veel software mogen bouwen voor de meest uiteenlopende bedrijven. Dit komt omdat een ERP-systeem een universeel iets is. Iedereen heeft baat bij het koppelen van de verschillende bedrijfsprocessen, wat de inhoud ook mag zijn.

De enige uitzonderingen zijn kleine bedrijven. Wanneer je slechts met een maar mensen op de werkvloer staat kun je ervoor kiezen om met losse programma’s te werken. De onderlinge communicatie gaat immers snel genoeg. Toch zou een Enterprise Resource Planning hier ook een toegevoegde waarde hebben. Bij grotere organisaties is het echter een echte noodzaak. De ketting binnen een bedrijf wordt alsmaar ingewikkelder hoe groter het wordt. Om hier orde in te scheppen heb je een verbindende factor nodig.

Welk ERP-systeem kies ik?

Binnen de ERP-systemen zijn er meerdere keuzes. Ten eerste kun je ervoor kiezen om een netwerk te maken dat alleen op de bedrijfsvloer werkt. De computers zijn individueel met elkaar verbonden en wisselen gegevens uit. Echter betekent dit dat je nergens anders aan het werk kunt zijn. Met een oplossing in de cloud is dit echter opgelost. Je hebt een online platform waar je op inlogt. Een andere partij kan deze server zelfs voor je hosten. In combinatie met mobiele applicaties heb je een maximale toegankelijkheid.

Verder heb je de keuze tot hoe ver de standaardisering van het ERP-systeem werkt. Sommige afdelingen hebben misschien software die echt onmisbaar is voor de taken die ze moeten uitvoeren. Dit in een standaard proberen te veranderen gaat ten koste van de kwaliteit. In zulke gevallen kan de software op maat worden gemaakt. Er wordt dan een brug gemaakt die de vertaalslag maakt. Zo staat het geheel toch in contact met elkaar.

Hoe laat ik een ERP-systeem ontwikkelen?

Het ontwikkelen van een ERP-systeem begint bij jouw bedrijf. Hoe ziet dit eruit? Zowel op fysiek vlak als digitaal. Hoeveel afdelingen heb je en met welke programma’s werk je nu? Door aan te kaarten wat je nog mist of graag anders ziet helpen we bij Innovaware je met het maken van de nieuwe infrastructuur.

Ga eerst goed na wat de huidige stand van zaken is voordat je een uitbreiding maakt. Door goed te zien hoe alles in elkaar steekt bij je bedrijf weet je waar de knelpunten liggen. Soms hoef je namelijk niet alles meteen te vernieuwen. Er zijn prima oplossingen te bedenken waarbij je een brug maakt tussen programma’s die niet mogen ontbreken en een ERP-systeem. Laat een expert van Innovaware eens goed naar je infrastructuur kijken, dan weten we wat er wel en niet mogelijk is binnen je bedrijfsstructuur.

Vraag een gratis adviesgesprek aan met de expert van Innovaware

Heb je nog vragen over het laten maken van een ERP-systeem voor je onderneming? Vraag dan een gratis adviesgesprek aan met de expert van Innovaware. Wij staan je graag te woord. We merken dat aan de hand van een paar gesprekken er al veel getackeld kan worden.

Jij hebt inzicht in wat de mogelijkheden zijn met de bijhorende kosten. Wij weten inmiddels goed hoe de bedrijfsstructuur in elkaar zit en kunnen een concept opleveren. Wanneer je software op maat laten maken is er voldoende ruimte voor jouw ideeën. Neem daarom zeker contact op met de expert om je verhaal te doen.