Definitie van digitale transformatie

Digitale transformatie is het omarmen en integreren van digitale oplossingen in het gehele bedrijf. Er is hier sprake van als nieuwe digitale ontwikkelingen worden toegepast op de bedrijfsstructuur, bedrijfsprocessen en in de bedrijfscultuur. Het is dus niet alleen het toevoegen van digitale infrastructuur. Dat is niet genoeg om het een digitale transformatie te noemen. Het hele bedrijfswezen moet ervan overtuigd zijn dat AI, automatisering en andere digitale ontwikkelingen dé nieuwe vorm van werken wordt.

Je ziet dit terug in bedrijven die fundamentele veranderingen aanbrengen aan de bedrijfscultuur en de bedrijfsmodellen. Het resultaat is een efficiënt bedrijf met uitstekende klantenservice.

Digitale transformatie, digitalisering en digitalisatie

Digitale transformatie, digitalisering en digitalisatie worden meestal door elkaar gebruikt. Ze lijken veel op elkaar, maar toch betekent het allemaal net iets anders. Digitalisering is het omzetten van fysieke middelen naar digitale. Dit kunnen bijvoorbeeld papieren documenten zijn die je op je computer zet als pdf-bestand.

Digitalisatie is het proces van digitale technologieën toepassen om bestaande handelingen te versnellen of nauwkeuriger te maken. Zo kun je het aanmaken van facturen automatiseren aan de hand van software of bouwtekeningen maken via de computer die nauwkeuriger zijn dan pen en papier.

Digitalisatie is meestal het opstapje naar een digitale transformatie. Dit laatste gaat nog wat verder dan alleen digitale oplossingen gebruiken als bijdrage aan de bedrijfsprocessen. Hier worden de bedrijfsprocessen en modellen opnieuw ingericht, maar dan met technologie als kernwaarde. Het is een verschuiving van het fundament naar zoveel mogelijk digitale oplossingen zoeken voor de huidige uitdagingen.

De vierde industriële revolutie

De ontdekking van stoomkracht was de eerste industriële revolutie, massaproductie de tweede. Tegen de tijd dat de computers veel werk begonnen over te nemen en efficiënt werden was er sprake van de derde industriële revolutie. Inmiddels zijn we beland in de vierde. Hierin spelen AI, automatisering maar ook verbondenheid een grote rol. Het internet versnelt zoveel processen in een tot nu toe ongekend tempo dat dit misschien de grootste revolutie van allemaal kan worden.

Met elke vergroting van de hoeveelheid data die een computer aankan ligt de volgende doorbrak al weer op de loer. Datasets worden steeds groter en tegenwoordig bestaan er quantum computers die onvoorstelbare hoeveelheden data verwerken. Combineer dit met zelflerende machines en virtual reality en je snapt waarom we het de vierde industriële revolutie noemen.

In deze tijd van technologische vooruitgang is het voor veel bedrijven aanhaken of afhaken. Vandaar dat velen de sprong wagen naar een digitale transformatie.

Waarom is digitale transformatie belangrijk?

De concurrentie is groter dan ooit vanwege het internet. Bedrijven kunnen zeer snel groeien en ook even snel weer slinken. Met behulp van de nieuwe ontwikkelingen kun je als bedrijf je voordeel ermee doen om de digitale transformatie in te zetten. Je krijgt hiermee een voorsprong op je concurrentie die dat niet heeft.

Daarnaast biedt het ook antwoorden op uitdagingen die pas van de laatste jaren zijn. Klanten verwachten 24/7 klantenservice en supply chains zitten ingewikkelder dan ooit in elkaar. Om gepersonaliseerd klantencontact te houden en om deze ingewikkelde ketens te stroomlijnen heb je digitale technologieën nodig.

Waar herken je een digitale transformatie aan?

Alhoewel elke digitale transformatie er anders uitziet in een bedrijf, zijn er een aantal kenmerken die vaak terugkomen. Een verandering is niet vanaf de ene op de andere dag gerealiseerd. Sommige van deze kenmerken zullen eerder kenbaar worden dan anderen. Ook de volgorde waarin een bedrijf overstapt naar een digitale transformatie verschilt per bedrijf. In sommige gevallen heb je eerst de bestuursleden die met het idee komen en top down het doorvoeren. In andere gevallen is het de aanschaf van nieuwe apparatuur die iedereen doet inzien dat er een digitale transformatie nu wel echt van moet komen. We geven je hier enkele kenmerken waaraan je een digitale transformatie binnen een bedrijf kunt herkennen.

Fysiek

De autosector is al jaren bezig met het vervangen van handmatige montage van auto-onderdelen. Deze robotarmen staan dag in dag uit aan de productielijn en worden nooit moe. Toch is dit niet het enige voorbeeld van een fysieke verandering op de werkvloer. In plaats van met de hand controleren of voorraden kloppen maak je nu een rondje met een scanner. De barcodes staan in de database en per product dat je scant zie je live data hoeveel je nog hebt of wanneer de volgende levering plaatsvindt.

Het is niet alleen het toevoegen van nieuwe fysieke middelen waaraan je een digitale revolutie herkent. Het kan ook zijn dat er juist bepaalde dingen verdwijnen zoals de dataservers op de meeste kantoren. Met de kwaliteit van de huidige clouddiensten kiezen veel bedrijven ervoor om hun eigen, fysieke server in te ruilen voor een datacenter op afstand.

Cognitief

Een digitale transformatie heeft ook een cognitieve kant. Het verzamelen van data is makkelijker dan ooit. Sterker nog, we hebben nu een overschot aan data. Er zijn bedrijven die data verkopen als handelsmiddel. Alleen, wat doe je nu met al die data? Daar komt de nieuwe stap in digitale technologie bij kijken: analyses. Aan de hand van supercomputers kun je geweldige hoeveelheden gegevens structureren en analyseren. Het werk wat je eerst met je eigen cognitieve kracht moest doen wordt nu voor je gedaan.

De enige vraag blijft of jij de analyses juist kan toepassen. Er is nu een vraag naar expert die de computers trainen, maar ook de juiste conclusies verbinden aan de gevonden resultaten.

Cultureel

Er is pas sprake van een digitale transformatie als deze ook op de werkvloer wordt geaccepteerd. Immers, het moet het fundament vormen van de bedrijfsvoering. Zonder cultureel aspect is dit nog niet helemaal aan de orde. Dit proces gaat meestal geleidelijk. Denk maar aan hoe de smartphones jaren terug langzaamaan mainstream zijn geworden. Wat toen nieuw of vreemd was, is nu vanzelfsprekend. Veel bedrijven accepteren bijvoorbeeld alleen nog maar digitale betalingen. Om van het OV gebruik te maken moet je een elektronisch kaartje hebben.

Je merkt dat wanneer er een specifiek kantelpunt is bereikt, vrijwel iedereen overstag gaat. Vanaf het moment dat digitale oplossingen door de algemene medewerker van een bedrijf worden omarmd is de digitale transformatie in volle gang.

Hoe ziet een digitale transformatie er binnen een bedrijf uit?

Zoals gezegd doordringt een digitale transformatie elk niveau van een bedrijf. Van de serviceverleners tot de administratie en het bestuur. Iedereen krijgt te maken met de digitale werkomgeving. Bijkomend voordeel is dat veel afdelingen makkelijk aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Om je een beter beeld te geven gaan we hier iets verder op afzonderlijke veranderingen in.

Innovatie van bedrijfsprocessen

De bedrijfsprocessen staan centraal binnen een bedrijf. Innovatie in deze tak is direct merkbaar. Tevens gaat dit vaak ook over het uitvoerwerk van een bedrijf. Automatisering is enorm effectief om veel gedane handelingen over te nemen. Hoe meer gewend mensen zijn aan een bepaalde manier van werken, hoe meer moeite ze zullen hebben met de verandering. Toch is het de moeite waard om je personeel te trainen om hiermee om te gaan. De klanten zullen daarna veel beter bediend worden op basis van alle beschikbare gegevens.

Vernieuwen van de bedrijfsmodellen

Ook de bedrijfsmodellen ontkomen niet aan een digitale revolutie. Waar bedrijfsprocessen meer ingaan op het uitvoeren van werkzaamheden, zijn bedrijfsmodellen de bouwstenen waaruit een bedrijf is gebouwd. De opkomst van streaming websites is hier een voorbeeld van. Veel bedrijven die voorheen DVD’s verhuurden zijn overgestapt op streaming diensten. Dit komt omdat het verschepen van fysieke kopieën van films veel duurder is. Ten eerste kost het geld om de DVD’s te versturen, maar ook de administratie van het bijhouden wie wat heeft gehuurd kost tijd. Met een streaming service op basis van een abonnement ben je een stuk sneller klaar.

Organisatorische en culturele transformatie

Een organisatorische en culturele transformatie is afhankelijk van het draagvlak binnen een organisatie. Als iedereen ervan overtuigd is dat digitalisatie de toekomst is, kan het snel gaan. In de praktijk zien we echter vertraging omdat mensen niet willen geloven aan een nieuwe vorm van werken of niet ervan overtuigd zijn dat het nu moet. Gemiste kansen en een achterstand op de concurrentie is het gevolg.

Een open houding, voorlichting en trainingen zijn de oplossingen om het draagvlak te vergroten. Op het moment dat het personeel weet hoe ze met de digitale middelen om moeten gaan krijgen ze een stuk meer vertrouwen. Het is maar net de vraag hoe je het aan de man brengt.

De voordelen van een digitale transformatie

De voordelen van een digitale transformatie zijn onder andere betere klantenservice en een sterke positie boven de concurrentie. Daar kom je niet zo maar. Het kost een inspanning om het hele bedrijf te veranderen wil je deze resultaten behalen. Op het moment dat meerdere onderdelen verbeteren heeft het een uitvergroot effect op de andere onderdelen. In een modern bedrijf staat alles in verbinding met elkaar. Je ziet daarom ook dat de voordelen met elkaar te maken hebben en elkaar versterken.

Toepassingen van de digitale transformatie

Er zijn toepassingen waarin een digitale transformatie uitblinkt. Deze liggen vaak in het hart van een bedrijf. Of het nu gaat om verschillende afdelingen met elkaar te laten samenwerken of het interpreteren van data, elke toepassing heeft baat bij de transformatie. Afhankelijk van het doel van de organisatie zal de nadruk op een of meerdere van deze toepassingen liggen. Het gaat er namelijk niet om dát je digitale oplossingen integreert, maar welke.

Volledige ERP-systemen

Het ERP-systeem staat centraal binnen ieder bedrijf. Met een volledig ERP-systeem heb je alles aan elkaar gekoppeld. De boekhouding krijgt automatisch de facturen te zien van de sales afdeling. De voorraden worden accuraat bijgehouden vanwege de koppeling met leveranciers en verkopen.

Sterke analyses gebaseerd op grote databases

Computers kunnen met behulp van machine learning grote hoeveelheden data omzetten in bruikbare actiepunten voor een bedrijf. Deze analyses zijn diep, accuraat en actueel op basis van grote databases. Door je bedrijf mee te laten doen met de digitale transformatie krijg jij de mogelijkheid om hier ook gebruik van te maken. Uiteraard kun je zelf aan de slag met allerlei filters om de informatie precies zo weer te geven als je wilt.

Verbondenheid door Internet of Things

De verbondenheid is een van de kenmerken van een bedrijf dat stappen vooruit maakt. Werken in de cloud biedt een groot voordeel voor zowel bedrijfsleiders als werknemers. Het is deze verbondenheid die het uitwisselen van informatie zo snel laat gaan. Je hoeft niet meer te wachten op een collega die een document naar een andere afdeling moet brengen. Ook werken vanuit huis hoort hierbij. Door de Internet of Things op ieder vlak binnen het bedrijf te gebruiken omarm je de ontwikkelingen van deze technologieën.

Automatisering

Telkens dezelfde handelingen uitvoeren is verleden tijd. Veel van deze taken kunnen worden weggezet naar software. Het opstellen van facturen, het invullen van basisgegevens of het aanmaken van veelgebruikte documenten zijn voorbeelden die geautomatiseerd kunnen worden. Je kunt je voorstellen dat automatisering veel tijd scheelt wat betreft administratie. Ook is het invullen van informatie via automatische processen een stuk betrouwbaarder. Een programma maakt immers geen typefouten.

AI en machine learning

AI en machine learning zijn nog relatief nieuw. Ze bestonden natuurlijk al een tijdje, maar ze zijn pas echt in gebruik geraakt in de afgelopen jaren. Wel vormen ze een belangrijk onderdeel van de hedendaagse ontwikkelingen. Ze versnellen heel veel processen, zo ook in het bedrijfsleven. Elke dag krijgen we nieuwe inzichten dankzij deze programma’s. Bovendien stellen ze ons in staat big data op een overzichtelijke manier te verwerken.

Voorbeelden van digitale transformatie

Omdat de digitale transformatie zo’n breed concept is kun je het op van alles toepassen. Het is niet verwonderlijk dat je het in alle branches tegenkomt. Toch is het handig om een aantal voorbeelden te noemen. We hebben hier een aantal duidelijke voorbeelden op een rij gezet om de veelzijdigheid te benadrukken.

Gezondheidszorg

De gezondheidszorg is een van de grootste begunstigden wanneer het gaat om verbetering door techniek. De medische apparaten zijn vaak ingewikkeld en moeten allerlei berekeningen maken terwijl ze nieuwe input verwerken van artsen die het gebruiken. Machine learning wordt nu al veel in ziekenhuizen toegepast om de werklast op het personeel te verlichten.

Niet alleen dat maar ook de komst van online helpdesks stelt patiënten in staat om raad te zoeken in de online omgeving. Dit is een stuk sneller dan een afspraak plannen voor een kort gesprek met een arts. Nu hebt nu zelf veel in de hand en met behulp van de elektronische chatbots kunnen veel standaard dingen opgepakt worden door software.

De dossiers die via het ERP-systeem beschikbaar zijn stelt samenwerking tussen verschillende afdelingen van de gezondheidszorg in staat effectief te werk te gaan.

Slimme technologie

Van slimme huishoudens tot smart cities. De slimme technologie vindt overal een weg in. Het biedt opties voor verduurzaming, zoals met thermometers die op tijd de verwarming aan- en afslaan. Op het gebied van slimme steden zijn fysieke infrastructuur verweven met digitale technologieën. Zo voorspellen ze hoe druk het zal zijn op de stations, maar krijg je ook een accuraat beeld van files. 

Productie en assemblage

In productie en assemblage is deze trend al langer aan de hand. Denk aan de auto-industrie waar grote aantallen auto’s in elkaar worden gezet door robots. Inmiddels is het niet alleen de auto branche die gebruikmaakt van deze handige assemblagerobots. Vrijwel in iedere productieketen van elektronica komen ze aan bod. De precisie die ze bieden in combinatie met het dag en nacht doorwerken geeft de bedrijven grote efficiëntie.

Supply chain management

Wanneer je te maken krijgt met een supply chain management moet je veel losse schakels aaneen zien te rijgen. Elke stap in het leverproces moet op tijd zijn, anders heeft de rest van de keten er last van. Door technologieën toe te passen krijg je een goed overzicht van de status van leveringen en verzendingen. Je krijgt updates waar alle onderdelen zich bevinden. In het geval van vertraging wordt er automatisch al stappen vooruit gedacht door de software en de afnemers op de hoogte gesteld.

Banking

Je kunt je voorstellen dat met grote hoeveelheden persoonsgegevens de bankierswereld niet achter mag blijven. En dat is ook zeker niet het geval. De veiligheid die de nieuwe technologieën bieden versleutelen financiële transacties tussen personen en stellen de persoonsgegevens veilig in databases. Tegelijkertijd wordt het voor criminelen steeds lastiger om grote geldstromen te verschuilen. Dankzij de patroonherkenning en het traceren van iedere transactie wordt het makkelijker om criminele activiteiten in kaart te brengen.

Ieder persoon heeft een eigen profiel. In dit profiel staat precies wat je voorkeuren zijn. Zo hebben banken de mogelijkheden om je zeer gericht van dienst te zijn met gepersonaliseerde diensten.

Valkuilen van digitale transformatie

We hebben nu alleen de voordelen en vooruitgang van de digitale transformatie besproken. Waarom zijn veel bedrijven dat toch zo voorzichtig met het maken van de overstap? Dat komt omdat het nog lastiger is dan je denkt. Er wordt geschat dat zo’n 70% van de bedrijven die een digitale overstap maken niet succesvol zijn. Dit is een behoorlijk hoog faalpercentage.

Dit komt meestal om de bedrijven in kwestie zich niet goed hebben voorbereid op de digitale transformatie. Zoals gezegd kan het grote voordelen bieden, maar alleen als jij en je collega’s ermee kunnen werken. Van de ene op de andere dag een fundamentele verandering aanbrengen kan alleen als je precies weet wat je aan het doen bent. Neem je niet genoeg de tijd om het te plannen? Dan loop je het risico dat je vertraging oploopt, misgrijpt op het moment of belangrijke buitenkansen misloopt. Echter waar de meeste bedrijfseigenaren zich in vergissen is het creëren van draagvlak.

Eerder in dit artikel hadden we het er al over dat het creëren van draagvlak voor de nieuwe digitale technologieën langzaam gaat. Het is een gestaag proces omdat niet alle medewerkers op hetzelfde moment klaar zijn om met nieuwe technologieën te werken. Forceer je dit proces dan loop je het risico dat je personeel niet gekwalificeerd is om met de nieuwe programma’s te werken. Voor sommigen kan het intimiderend zijn om met een onbekend programma aan de slag te moeten. Het resultaat is een verlaagde productiviteit of mensen die ergens anders gaan werken.

Hoe digitaliseer je zelf je bedrijf?

Jij wilt natuurlijk wel jouw bedrijf digitaliseren, maar niet in de valkuilen vallen die hierboven genoemd zijn. Dan doe je er goed aan een check te doen voordat je begint aan bedrijfssoftware. Aan de hand van een paar simpele stappen kun je al inschatten hoe snel je deze ontwikkeling voor jouw bedrijf kan doorvoeren.

1. Bedenk wat je zou willen bereiken met het digitaliseren van je bedrijf. Voor welke uitdagingen wil jij een antwoord hebben? Hoe moet het proces er voor jouw bedrijf uitzien? Dit zijn vragen waarmee je kunt beginnen.

2. Nu je weet hoe het eindresultaat er uit moet komen te zien kun je nu meten hoe ver je er vandaan zit. Misschien heb je in het verleden al een aantal stappen gezet richting digitale technologieën inzetten of misschien heb je nog nooit zoiets ondernomen. Hoe dan ook is het goed om te zien wat de huidige staat van zaken is omdat je dan een nulmeting hebt. Dit maakt het meten van de verbeteringen ook een stuk makkelijker.

3. De weg naar bedrijfsverandering ziet er voor iedereen anders uit. Maar het begin en het eind heb je nu. Het enige dat resteert is om de route in te vullen hoe je deze verbeteringen stap voor stap gaat implementeren. Weet je niet zeker hoe je dit moet doen? Laat een expert van Innovaware je helpen met deze stap. Zorg ervoor dat je geen onderwerpen overslaan in het maken van jouw transformatie.

Wat is de toekomst van digitale transformatie?

We zien nu nog maar het begin van de digitale transformatie op een grote schaal. Het is duidelijk dat het voor de komende tijd niet zal afremmen. Sterker nog, naarmate de kosten om deze ontwikkelingen toe te passen lager worden kunnen meer bedrijven de overstap maken. In het geheel komen we in een stroomversnelling terecht op onder andere het ontwikkelen van AI en automatisering.

Bedrijven die achterblijven zullen ten onder gaan. Bedrijven die het goed weten toe te passen zullen enorme successen zien. De concurrentie tussen bedrijven wordt gebaseerd hoe goed ze deze nieuwe opties kunnen inzetten om de kwaliteit van hun producten of diensten te verbeteren. Ook de service die ze kunnen verlenen aan hun klanten is afhankelijk van hoe succesvol ze de transformatie doormaken.

Wat nogmaals belangrijk is om te onthouden is dat je als bedrijf niet zomaar deze digitale transformatie inzet. Je hoeft niet álle toepassingen in te zetten. Het gaat erom dat je de verbeteringen pakt die jij het beste kunt gebruiken. Deze eigen maken binnen je bedrijf kan een tijdje duren. Maar als je de verbeteringen kiest die echt relevant zijn aan jouw business dan kun je zeker profiteren van deze nieuwe ontwikkelingen.