Wensen kosten maatwerk software

Jouw wensen staan centraal bij het ontwikkelen van maatwerk software. Dit betekent ook dat de eisen die jij stelt aan het systeem direct te maken hebben met de kosten. Als je hoge eisen stelt aan de kwaliteit, snelheid en gebruiksvriendelijkheid gaat de prijs omhoog. Het inbouwen van meer functionaliteiten kost niet alleen meer werkuren, maar verhoogt ook de datalading die een systeem aan moet kunnen.

Wat betreft het opstellen van de wensen kan er onderscheid gemaakt worden tussen de concrete eisen van de app om te functioneren en de randvoorwaarden. De eisen op basis van je doel gaan alleen in op of de app doet wat je wilt. Kan de gebruiker de taak ermee uitvoeren? De randvoorwaarden maken de kwaliteit beter van het gebruik en verhogen het gebruiksgemak. Denk hierbij aan de snelheid of veiligheid van het systeem.

De juiste vragen stellen om achter de kosten te komen

Om tot de kosten te komen van jouw maatwerk software moet je eerst de juiste vragen stellen. Een goed beginpunt is altijd om te weten wat je doel is. Je laat namelijk niet zomaar een nieuwe applicatie maken. Jij wilt bepaalde bedrijfsprocessen versnellen. Daar kun je beginnen met het formuleren van je vraagstuk. Wat wil je versnellen, wie moet de app gaan gebruiken?

Ook moet je weten hoeveel vraag er naar jouw diensten is. Als je geld gaat uitgeven om je maatwerk software te laten ontwikkelen, moet je wel weten hoeveel potentiële afnemers er zijn. Een inschatting van vraag en aanbod, maar ook de terugverdienperiode is belangrijk om te zien of de kosten het waard zijn.

De kostenopbouw van software

Software laten maken volgt een bepaalde kostenopbouw. Als je weet hoe deze kostenopbouw er voor jou uitziet weet je al een stuk meer over hoeveel kosten je zal maken. Dit zijn niet alleen de kosten waar je in eerste instantie aan denkt. Natuurlijk zijn er de directe kosten zoals de uren of de licenties die je moet afnemen, maar wacht dat je van vertraging omdat je een nieuw management krijgt?

Het in kaart brengen van de totale kosten geeft je de mogelijkheid om de ROI uit te rekenen. Door te werken met de TCO (Total Cost of Ownership) weet je pas echt wat je uitgeeft om het project af te ronden.

Directe kosten

De directe kosten hebben allemaal een rechtstreeks verband met het maken van de software. Hoe meer uren eraan gewerkt moet worden, hoe hoger de prijs. Hetzelfde geldt voor fysieke infrastructuur die aangelegd moet worden zoals servers. Enkele voorbeelden van directe kosten voor het laten maken van maatwerk software zijn:

• Ontwikkeling van de techniek

• Ontwikkeling van de gebruikersbeleving (UX)

• Hosting

• Database voor alle gegevens maken

• Licenties

• Personeelstraining

Indirecte kosten

De indirecte kosten worden vaak over het hoofd gezien bij het ramen van de uitgaven. Toch kan hier een behoorlijke kostenpost in schuil gaan. Door niets over te slaan weet je exact wat de kosten zijn voor het laten maken van de software. De boekhouding kan hierdoor beter de balans opmaken. Tegelijkertijd krijg je een nauwkeurigere ROI berekening. Meestal zijn dit onvoorziene omstandigheden. Denk hierbij aan:

• Ziekte, zwangerschap, onboarding, rollenwisseling

• Tijdens het ontwikkelen komt er een nieuwe update uit waardoor delen opnieuw compatibel gemaakt moeten worden

• Juridische kosten

• Verloren werk door een overgang of overname

Kostenmodellen

Om de kosten voor maatwerk software af te spreken zijn er meerdere manieren mogelijk. Je kunt een fixed price afspreken, op uurbasis werken of een veranderlijk contract opstellen. Dit is dan niet alleen gebaseerd op de uren, maar laat ruimte voor meer details in het contract. Een vooraf vastgestelde prijs zoals bij een fixed price deal is meestal het meest ideale, alleen niet erg praktisch. Een project ontwikkelen is niet vast omkaderd en lastig in te schatten. Er kunnen updates uitkomen maar ook nieuwe wensen bijkomen.

Een kostenmodel waarbij je geleidelijk dingen toevoegt is dan de meest gewenste optie. Je splitst een lang project op in meerdere sprints waardoor je gaandeweg toch een soort tussenstops hebt. Dit zijn waardevolle momenten om even te evalueren hoe je verder wilt.

Welke software laat je maken?

Niet elke software is hetzelfde. Met zoveel opties zijn de kosten ook even verschillend. Toch kun je je software die je wilt laten maken opdelen in categorieën. Wanneer je dit dan vergelijkt met soortgelijke projecten binnen dezelfde categorie en bedrijfsgrootte, heb je enig idee wat het gaat kosten.

Kosten ERP

Een ERP-systeem is een vrij algemeen systeem voor je bedrijf. Omdat het zo veel integraties heeft en eigenlijk alles efficiënter maakt binnen je bedrijf is dit vaak de eerste stap. Bovendien is het goed om een ERP-systeem aan het begin te maken, omdat de rest van je bedrijfsstructuur erop aangepast kan worden. Bij uitbreiding naar andere systemen is dan niet veel werk nodig om de koppelingen te maken. Het vormt het hart van je bedrijf en staat in verbinding met alle afdelingen. Je stroomlijnt je inkopen, productie, klantencontact maar ook planning en personeel. Vanwege de grote hoeveelheid functionaliteiten, integraties en gegevens die in een ERP-systeem verwerkt worden is dit een van de duurdere oplossingen. Een middelgroot bedrijf betaalt gemiddeld zo’n € 100.000.

Kosten CRM

Komt jouw bedrijf veel in aanraking met de klanten? Is het hebben van een goed overzicht van de individuele profielen van je prospects en klanten noodzakelijk? Dan heb je een goed CRM-systeem nodig. Alles wat betreft het beheren van je zakelijke relaties, dus ook die met je leveranciers en afnemers, wordt geregeld in het CRM.

Hoe meer functies je wilt hebben om je doelgroepen te kunnen beheren, hoe hoger de kosten oplopen. Een CRM-systeem wordt schaalbaar ingezet. Grote bedrijven betalen dus ook een flink stuk meer dan kleine bedrijven. Een middelgroot bedrijf betaalt ongeveer € 50.000. 

Kosten SCM

Hoe kwetsbaar een supply chain is merk je snel genoeg wanneer er een schakel tussenuit valt. De gevolgen zijn direct merkbaar in de rest van de keten, waaronder de eindgebruiker. Met alle logistieke uitdagingen van tegenwoordig is het daarom niet meer dan normaal om een SCM-systeem (Supply Chain Management) te hebben dat tiptop in orde is.

Aangezien je met veel verschillende, veranderlijke factoren te maken krijgt wil je zo veel mogelijk geautomatiseerd hebben. Dit kan met een op maat gemaakte SCM-systeem. De kosten hiervan bedragen rond de € 50.000 voor een middelgroot bedrijf.

Kosten SaaS

De Software-as-a-Service diensten hebben echt een plek veroverd in de moderne technologieën branche. Je komt ze inmiddels in elke vorm tegen. Met een grote server in de cloud is het verschaffen van diensten op afstand een goede manier om je ROI te verhogen. Vaak heb je te maken met een abonnement om de service af te kunnen nemen. De daadwerkelijke software staat op een beveiligde server waar je via de cloud bij kunt.

Vooral in deze categorie schommelen de kosten van het laten maken nogal. Je zou kunnen zeggen dat je gemiddeld zo’n € 50.000 kwijt bent om een SaaS op maat te laten maken.

De kosten van maatwerk software per bedrijfsgrootte

De kosten van maatwerk software groeien mee met de omvang van het project. Grotere bedrijven hebben uiteraard grotere software nodig. Hoeveel je kwijt bent aan het ontwikkelen van nieuwe apps hangt dus gedeeltelijk af van je bedrijfsgrootte.

Startups

Startups hebben in het begin niet zo veel nodig. Zeker niet wanneer je met weinig personeel werkt. Soms kunnen hele stukken worden weggelaten zoals een HR afdeling als je nog klein genoeg bent. Waar het voor een startup in de eerste paar jaar om gaat is dat je in ieder geval niet ten onder gaat. Zodra je de lastigste tijd hebt overleefd kun je prima uitbreiden naar meer software. Wel is het zo dat je nog helemaal geen basis hebt als startup. De maatwerk software moet dus echt vanaf niets gemaakt worden. Daarom liggen de beginkosten wat hoger relatief gezien. Je moet denken aan een bedrag van € 10.000 - € 25.000.

Middelgrote bedrijven

Een middelgroot bedrijf kijkt meer naar het koppelen van alles. Je zult tijdens de groei heel wat nieuwe delen moeten maken in je bedrijfsstructuur. Dit kunnen fysieke afdelingen zijn, maar ook afspraken onderling wie welke tools gebruikt. Gelukkig heb je al een duidelijk beeld van wat de werkwijze is en kun je makkelijk opschalen wanneer het moment daarvoor is. Dit is de tijd dat je veel vraag naar een API-koppeling hebt. Of dat je je ERP-systeem nu echt serieus wilt aanpakken. De kosten liggen gemiddeld tussen de € 25.000 - € 100.000.

Grote bedrijven

Grote bedrijven hebben al een complete infrastructuur liggen. Soms is het de kwestie dat het gedateerd is, soms wil je het als ondernemer het over een andere boeg gooien. Wat de reden dan ook is, deze ingrepen zijn grootschalig en daarom kostbaar. Je krijgt in sommige gevallen ook te maken met internationale afdelingen, wetten en talen in het CRM-systeem. Dit is meestal ook de fase dat er automatisering noodzakelijk is. Waar je als kleiner bedrijf er nog mee wegkomt om bepaalde zaken met de hand uit te voeren lukt het op een grote schaal niet meer. Je bespaart zo veel kosten door een automatisch proces te hebben dat de baten zeker de kosten waard zijn. Je software op maat laten maken voor een groot bedrijf kost tussen de € 100.000 - € 500.000

Wat kost maatwerk software tegenover standaard software?

Je kunt natuurlijk kiezen voor standaard software, welk bedrijf je ook bent. De vraag is echter of dit echt goedkoper is. Wanneer je een softwarepakket kunt uitkiezen wat grotendeels overeenkomt met wat je wilt kom je er goed vanaf. Maar hoe zit het als je een idee hebt wat nog niet bestaat? Of dat je koppelingen wilt die het huidige aanbod van standaardpakketten niet bieden? Dan moet je met software werken wat niet aansluit op jouw bedrijfsactiviteiten. Op de lange termijn kost dit ook zeker geld. Geld dat je beter had kunnen gebruiken voor maatwerk software.

In de regel is standaard software goedkoper aan te schaffen dan maatwerk software laten maken. Meestal krijg je ook geen eigendom over de applicaties, maar gebruik je een licentie. Toch hoef je niet vanaf niets te beginnen wanneer een programmeur maatwerk software maakt. Veel van het programmeerwerk wat gedaan moet worden heeft hij immers al een keer eerder moeten bouwen. Als je beschikt over een database met bestaande modules kun je de modules aanpassen en verfijnen totdat het op maat aansluit op je nieuwe project. Dit scheelt aanzienlijk in de kosten van het laten maken van de software.